La Diputación de Cádiz es una de las primeras entidades andaluzas en poner en marcha el Archivo Electrónico Único, un servicio con el que se alcanza un hito fundamental y decisivo en la conversión de la entidad provincial como administración electrónica.
En este Archivo confluirán los expedientes ya finalizados y que han sido resueltos en el tramitador Tr@diz, expedientes que ahora estarán custodiados en el Archivo General de Diputación y clasificados conforme al cuadro de clasificación de la organización, ha señalado la Diputación en una nota.
La Institución Provincial es una de las primeras entidades públicas andaluzas y la primera en la provincia de Cádiz en poner en marcha el Archivo Electrónico Único, según las previsiones contenidas en la ley 39/2015.
Antes de llegar a este momento, a través de su Secretaría General se emprendió un proceso de adecuación de los documentos hacia su vertiente electrónica y de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad. También se ha gestado una variada producción de normas para regular este sensible cambio.
Entre ellos, se ha creado una política de gestión de documentos electrónicos, un cuadro de clasificación funcional, un esquema de metadatos, un catálogo de procedimientos administrativos y una política de identidad y firma electrónicas.
Los expedientes que se transfieran al Archivo Electrónico Único no podrán reabrirse para ser modificados, tal como sucede en su versión en papel, aunque desde el tramitador Tr@diz sí serán accesibles para el personal de Diputación, que podrá descargarlos e incluso añadir observaciones. Esta agilidad en la gestión documental comportará beneficios a personas y entidades que requieran la consulta de expedientes electrónicos, al facilitarse el acceso a los mismos sin necesidad de desplazamientos ni gastos innecesarios.
Con el Archivo Electrónico Único se garantiza la autenticidad de los documentos en él alojados, así como su integridad, disponibilidad, óptima conservación, confidencialidad y calidad.