Diputación aprueba el sistema de clasificación de toda su estructura documental

Los profesionales del Archivo avanzan en la digitalización de libros de actas, postales, planos, fotografías, boletines de la provincia… que serán accesibles en un nuevo repositorio en la web

El 9 de junio se celebra el Día Internacional de los Archivos. Una efeméride que, en el ámbito de las redes sociales, se comparte y divulga con el lema #SomosArchivo. La Diputación de Cádiz se suma a esta conmemoración, aportando una novedad a su funcionamiento interno con su consiguiente mejora en la prestación de servicios públicos: se trata de la aprobación del cuadro funcional que determina toda su estructura documental.

El citado cuadro ya está en vigor conforme a un decreto suscrito esta semana por la presidenta de Diputación, Irene García, y se incorpora como anexo a la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la institución provincial. El nuevo instrumento sistematiza cualquier documento de un expediente desde el momento de su creación, conforme a cinco niveles descriptivos: fondo, función genérica, función principal, subfunción y serie documental. Estas referencias confieren más estabilidad y rigor, al asociarse a actividades y servicios prestados por Diputación y no a estructuras organizativas que son más volátiles.

Los artífices de la nueva clasificación, válida para documentos analógicos y digitales, son los archiveros, archiveras y profesionales de Diputación adscritos al Archivo General, al Área de Función Pública y a Secretaría General. El cuadro en vigor se actualizará conforme a la novedades normativas, estructurales o funcionales que vayan surgiendo y cumple con las directrices del Real Decreto 4/2010 que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la norma ISO 15489 por la que se prioriza el archivo de fuentes documentales en relación a funciones o actividades.

Siglos de vida en un nuevo repositorio web

Además del cuadro de clasificación descrito, los profesionales del Archivo General de Diputación, en coordinación con EPICSA, avanzan en la concreción del nuevo repositorio de objetos digitales. La finalidad es digitalizar todos los fondos documentales históricos de la institución provincial y ponerlos a disposición del público como un patrimonio de especial valor.

En la página web del Servicio de Archivo se pueden consultar diversas series documentales, pero se trata de una mínima parte en relación a todos los fondos existentes y a los que se puede acceder de manera presencial. En el futuro repositorio confluirán actas, colecciones fotográficas, ediciones del Boletín Oficial de la Provincia de Cádiz, postales antiguas de diversas localidades, planos de obras emblemáticas o el fondo histórico de entidades de beneficencia como la casa cuna o el hospicio provincial, entre otras fuentes.

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